讓待辦看得見，也讓 AI 知道哪裡不能動

先讓真正過期的事冒出來

任務名稱、期限、狀態與優先級，先有這四欄就能開始。期限已過但未完成，顯示逾期標記；已完成或沒有期限則分開處理。不要先花一週設計漂亮面板，最後仍看不見哪件事要管。

如果用公式或 AI 判斷，放幾筆假任務檢查：昨天到期、今天到期、已完成、沒填日期。欄位名稱、日期邊界和狀態值不同，結果就可能不同。

進度只記一次，去處仍可以有三個

以前同一句進度，我要在面板、Notion 與週報素材各寫一次。現在我留一份輸入紀錄，讓 AI 對照任務清單，把進度送到相應的地方。

第一次建這條流程，我建議先只產更新草案：任務、原狀態、建議新狀態、來源紀錄。確認歸屬後才寫入，也保留處理紀錄，檢查同一筆重跑會不會重複新增。不必一開始就靠刪掉輸入來防重複。

早晨面板先說資料到哪一天

一頁可以列今天到期、卡住待處理、需要你決定的三區。每一區附來源或最後更新時間，沒有資料就寫沒有，別把空白補成看似完整的清單。

信箱、行事曆或數據檔若需要手動整理，先完成那一步再產面板。只有來源會穩定更新，才值得把生成時間排在資料到齊之後。

把操作分成三欄

我最不敢讓 AI 清掉的，是還要做、只是一直延後的任務。清單裡也有做完但沒關、真的取消的項目，不能只看過期多久就猜是哪一種。所以我先分三欄，才給它改清單的權限。

• 可以做：依我確認的完成日與規則標示已完成項目。
• 要先問：取消未完成任務、改期限、改負責人。
• 不能做：刪除資料，或動到這次指定範圍以外的資料庫。

第一次只讓它交一張待確認表

「只讀我指定的待辦清單。列今天到期、已過期但未完成、狀態或日期缺漏的項目。每筆附原值與來源，不猜任務是否該取消。提出建議，但先不要修改。等我逐筆回覆後，只更新我確認的那幾筆；沒有回覆的保持原樣。」

把指令限制與工具實際權限一起檢查。先手動跑、核對原值與結果，規則穩定後再考慮排程。面板的用途是縮小你要判斷的清單，不是讓那些判斷悄悄消失。