會後不用重做一遍：從逐字稿到兩種待寄草稿

先有可信的紀錄，再談整理

我做過兩條會議整理路線：用 faster-whisper 在本機轉錄，再整理文字；或把 Notion AI 會議紀錄接到固定範本。選哪一條，先看這份資料允許去哪裡，不需要把兩套都裝起來。

錄音與轉錄前，我會先取得與會者同意。敏感資料依組織核准範圍處理；本機產逐字稿之後再貼給雲端，文字仍然會離開本機。

我先請它分成已確認決議、行動項目、未決爭點。每個行動項要有負責人與期限，但會上沒講到就寫「待補」。一個合理猜測的日期，寄出後可能變成別人以為我答應過的承諾。

核對時我會回到原始紀錄，特別看否定句、條件與尚未拍板的說法。資料矛盾先列問題，不為了讓表格好看把缺口抹掉。

我以前把同一份完整紀錄寄給所有人，後來才發現兩邊要看的不同。主管版保留決議、風險、需要拍板的事，先試五行；團隊版保留完整行動項、負責人、期限與依賴。如果風險被壓掉，我就調整五行限制。

我讓兩版都從已核對的紀錄產生。不先摘要一次，再從短摘要補出團隊版；被省略的細節不會自己回來。

「只根據下面已核對的會議紀錄，產出兩份待寄草稿。主管版先用五行列決議、風險、待拍板事項；團隊版列行動項、負責人、期限與待補事項。沒寫明的不可猜。收件人以我提供的邀請名單為準，沒有名單先問。不要寄信，最後另列仍需我確認的問題。」

如果已有滿意的紀錄範本，可一併提供格式。不必讓 AI 模仿裡面的舊任務與人名，範本只用來決定排列。

先看待補是否還在，再看主管版有沒有漏風險，最後看團隊版有沒有夾入不該共享的內容。收件與副本名單也要自己核對，出現在會議內容裡的人不必然是收件人。

這條流程把重複整理交出去，把承諾和對象留給人確認。草稿完成是一個交接點；按下寄出仍是另一個決定。